Veel van het OR-werk bestaat uit gesprekken voeren. En dan vaak in de de vorm van een vergadering. Laten we eerlijk zijn: vergaderingen zijn lang niet altijd leuk. Of inspirerend. Soms duren ze eindeloos, of weet je niet wat er nu eigenlijk besloten is. Of ben je teleurgesteld dat er nauwelijks ruimte was om te discussiëren. Dat is jammer, want niemand wordt blij van vergaderingen die lang duren en waarin weinig wordt uitgewisseld. Dat vergaderingen niet altijd succesvol verlopen komt ook doordat er nogal wat misverstanden bestaan over de vergadering.

In dit artikel zet ik 10 misverstanden op een rij over vergaderen. Met tips hoe het anders kan.

We tellen af van 10 naar 1.

10) Het is onduidelijk waar het over gaat

Als voorzitter denk je misschien dat het glashelder is. Op de agenda staat: evaluatie arbodienst. Wat ging er goed het afgelopen jaar, welke knelpunten signaleren we?
Wat kan daar onduidelijk aan zijn? Je zult merken: veel. Mensen hebben geen idee wat de arbodienst precies doet, kan en mag. Ja, natuurlijk staat dat allemaal op papier, hebben jullie het erover gehad. Maar je OR-leden weten het niet meer. Dus wil je dat ze van tevoren nadenken over de arbodienst kun je het beste een voorbereidingsopdracht meegeven.

9) Je vergeet dat mensen het eng vinden hun mening te geven

Omdat jij geleerd hebt het initatief te nemen en het woord te voeren, vergeet je soms dat andere mensen dat eng vinden. Zeker in een officiële vergadering. Iedereen die naar ze kijkt en luistert. Dat vinden ze eng.

8) Steeds dezelfde mensen aan het woord

Iedere OR kent het wel: het zijn steeds dezelfde mensen die als eerste hun mening geven. Al het gras voor de voeten van de anderen wegmaaiend. Als die mensen hun zegje hebben gedaan heb jij al geen zin meer nog eens een keer hetzelfde te zeggen. Dus hou je maar je mond.

7) Overschatten van de interesse van je mede OR-leden

Als een onderwerp voor jou belangrijk is, denk je vaak dat je mede OR-leden het ook wel belangrijk zullen vinden. Dat is een verkeerd uitgangspunt. Mensen hebben allemaal hun eigen interesses en stokpaardjes.

6) Je denkt dat vergaderingen op een bepaalde manier moeten verlopen

Misschien heb je er wel cursus in gehad. En geleerd dat er verschillende fasen zijn in de besluitvorming: bob. (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming).
En iedere keer raak je weer teleurgesteld dat het agendapunt niet op die manier behandeld wordt.

5) De voorzitter is niet onpartijdig en daar houd je geen rekening mee

Wie in de OR zit heeft als het goed is een mening. Een visie. En zeker als je voorzitter bent. Je hebt de verantwoordelijkheid op je genomen en je bent het aanspreekpunt voor de OR. In de vergadering gebeurt het dan ook dat je, bewust, of onbewust, de OR richting jouw standpunt manouvreert. Niks mis mee zul je denken. Maar toch, het heeft het gevolg dat OR-leden die het niet met je eens zijn gefrustreerd raken omdat wat ze ook zeggen het besluit toch wordt genomen zoals jij wilt.

4) Het idee dat in vergaderingen goede discussies gevoerd kunnen worden

Vergaderingen zoals we ze kennen zijn starre bijeenkomsten. In anderhalf uur moeten er tien punten doorheen gejast worden. Natuurlijk kun je in die setting geen discussie voeren! Mensen die dat toch willen beginnen dan ook alvast hun mening te geven.

3) Je verwacht dat mensen geïnteresseerd zijn in elkaars mening

Natuurlijk zou het zo moeten zijn: twee weten meer dan een. Laat staan als je 12 OR-leden bij elkaar hebt. Wat kun je wel niet allemaal van elkaar leren. Helaas, zo zit de mens niet in elkaar. De meeste OR-leden zijn vooral geïnteresseerd in hun eigen standpunt. Ja, ze willen best wel eens naar elkaar luisteren, maar dat doen ze bij voorkeur niet in een vergadering.

2) Je denkt dat iedereen een gelijkwaardige inbreng wil en kan hebben in de OR

Laten we eerlijk zijn, mensen hebben een wisselende motivatie en kennis. Dus niet iedereen zal op alle onderwerpen iets zinnigs willen en kunnen zeggen.

1) mensen zien vergadering een op zichzelf staande gebeurtenis

Dat is jammer. Want we hebben in de andere punten gezien dat een vergadering een zeer beperkt middel is om ideeën en meningen uit te wisselen. Informatie gaat misschien nog wel, maar je weet niet precies hoe de de informatie landt.
Een vergadering hoeft niet een saaie gebeurtenis te worden. Ook geen bijeenkomst die nooit waarmaakt wat hij belooft.

Hoe kun je dan wel goed met elkaar overleggen als ondernemingsraad?

Om te beginnen moet je goed weten waar je een vergadering het beste voor kunt gebruiken:

  • afstemmen van wat iedereen op dat moment denkt
  • informatie geven en checken of het over gekomen is
  • een voorstel doen hoe het onderwerp te behandelen
  • een besluitvormingsmoment als alle informatie en ideeën besproken zijn,

Wat is een vergadering niet?

Een vergadering is niet een bijeenkomst waarin mensen naar hartenlust ideeën uitwisselen. Een bijeenkomst waarin e een onderwerp eens lekker uit kunt diepen.
Vergaderingen zijn geschikt om de voortgang van het onderwerp te meten en de koppen weer even bij elkaar te steken.

Wil je juist wel die broodnodige discussie?

Plan dan een discussiebijeenkomst waarin mensen op veel verschillende manieren het gesprek met elkaar voeren. In tweetallen, drietallen, aan de hand van een tekening. via post its. wat dan ook. Zolang je maar weet dat het geen vergadering is. Het ene onderwerp wordt besproken en niet nog negen andere onderwerpen.

Vergeet niet dat er ook nog zoiets is als de mail. Veel dingen kun je ook afstemmen via de mail Of op een andere digitale manier. Informatie verzamelen en ideeën genereren kun je veel beter op een digitale manier doen. Bijvoorbeeld met behulp van yammer. (een korte berichten programma. Zeg maar een soort twitter voor bedrijven).

Tja, ook dan los je niet op dat mensen geen bijdrage leveren, maar het wordt wel zichtbaar voor iedereen. Het kan een reden zijn om met elkaar te praten.

Verschillende soorten bijeenkomsten

Ik zou voorstellen om verschillende soorten bijeenkomsten met elkaar af te spreken. Bijeenkomsten waarin verschillende thema’s centraal staan: de inhoud van de onderwerpen, de besluitvorming, maar ook het proces van vergaderen. Je kunt denken aan:

  • de officiële vergadering waarin de besluiten genomen worden, de voortgang besproken wordt, de voorbereiding kan een groot deel via de mail gedaan worden.
  • de discussiebijeenkomst waarin een onderwerp goed uitgediept wordt.
  • de informatie en ideeënbijeenkomst die je ook digitaal kunt doen
  • de ‘hoe gaat het met ons’ bijeenkomst waarin expliciet aandacht is voor hoe je als OR functioneert.

Betekent het dan ook vier keer zo vaak bij elkaar komen als ondernemingsraad?

Dat hoeft niet. Als er grote en belangrijke onderwerpen spelen zul je toch al vaker bij elkaar komen. Je hebt dan een beter onderbouwd besluit en de manier waarop is een stuk inspirerender dan in de huidige vergaderingen waar iedereen alleen heel gecontroleerd zijn mond open mag doen (en zich daar dan weer niet aan houdt).

Probeer het eens!

Zoek met je OR naar een manier waarop ideeën werkelijk uitgewisseld worden, discussies gevoerd worden, besluiten genomen en acties ondernomen worden.