Hoe vaak denk je als nieuw OR-lid niet: Ik heb het gevoel dat ik op een rijdende trein spring. Want de organisatie heeft niet op jou gewacht. De onderwerpen die je te behandelen krijgt zijn soms al jaren geleden gestart. Denk aan alle ins en outs over bezuinigingen, reorganisaties, fusies.

Lastig om als nieuw OR-lid snel op de hoogte van al die lopende zaken te raken. Wat zou het handig zijn als de trein af en toe stopte op een station zodat je in kon stappen.

Onderstaand artikel gaat juist in op de vraag hoe jij zo goed mogelijk bijgepraat en ingewerkt kunt worden over die ‘lopende zaken’. Zodat je het gevoel hebt dat je in de trein kunt stappen en niet op een rijdende trein hoeft te springen.

Het artikel is vooral bedoeld voor degene die jou in werkt: de voorzitter, secretaris, ambtelijk secretaris of mede OR-lid.

Dus stuur dit artikel gerust naar ze door.

Hoe kun je OR-leden goed inwerken op lopende zaken?

 

 

Ik herinner me Piet nog levendig. Hij was heel enthousaist begonnen aan de OR. Hij durfde ook zijn mond open te doen. In het begin dan. Hij vroeg behoorlijk veel. Over ieder onderwerp op de agenda wilde hij het naadje van de kous weten.

In het begin waren zijn mede OR-leden bereidwillig toelichting te geven, maar na twee vergaderingen wilden ze gewoon door!

Ja Piet, misschien moet je eerst maar even de stukken lezen.’
Dat deed Piet dus maar. Hij las en las. Maar eerlijk gezegd werden al die onderwerpen er maar ingewikkelder door. Hij durfde ook niet zo veel meer te vragen.
Piet werd onzeker en is na een zittingstermijn uit de OR gestapt.

Teveel informatie kan tot verwarring en onzekerheid leiden.

We hebben allemaal wel eens zo’n ervaring als Piet gehad. Of het nu gaat over de hypotheek van je huis, of de keuze van de school voor je kind. Des te meer informatie je verzamelt des te lastiger het wordt.

Nieuwe OR-leden springen op een rijdende trein. Er komen onderwerpen aan bod die al een tijd spelen in de organisatie en al vaker in de OR en de overlegvergadering behandeld zijn.
De zogenaamde lopende zaken.

Als je een nieuw OR-lid inwerkt is het vaak lastig te bepalen hoeveel en wat de starter moet weten van het lopende onderwerp. Sommige onderwerpen gaan wel jaren mee! Bijvoorbeeld de discussies over bedrijfskleding of over verbouwingen.

Moet je het nieuwe OR-lid dan alle stukken laten lezen die over het onderwerp geschreven zijn? (Inclusief notulen?). Nee, dat wordt veel te veel.
Moet je dan alleen de laatste stand van zaken geven? Misschien, maar vaak mist de nieuweling dan de context waarbinnen de discussie zich afspeelt.
Trouwens, moet je nu al de informatie in een keer geven? Zodat het nieuwe OR-lid in een keer bij is, of werkt het niet zo?

Natuurlijk is niet ieder nieuw lid hetzelfde. En ook niet iedere OR. Overal spelen weer andere onderwerpen. Soms weinig, soms veel.
Toch willen we graag een aantal richtlijnen meegeven om de nieuwe OR-leden snel en goed op de hoogte te brengen van de lopende zaken.

Basisprincipes inwerken

  1. niet alles tegelijk, maar beetje bij beetje;
  2. niet een keer, maar meerdere keren;
  3. zowel schriftelijk als mondeling;
  4. praten gaat voor lezen.

Hoe kun je de basis principes handen en voeten geven?

  1. Niet alles tegelijk:
  • Breng in kaart wat de lopende zaken zijn
  • Breng er een prioriteit in aan:
    • Vul het in de matrix IN: urgent en belangrijk
    • Dit kun je samen met de OR doen.
  • Bepaal nu welk onderwerp als eerste aan de beurt is om uit te leggen aan het nieuwe OR-lid.
​2.  Niet in een keer, maar meerdere keren
Mensen leren stapsgewijs. Ga maar na voor jezelf. Als je moet beslissen welke hypotheek je moet nemen, en de hypotheekadviseur vertelt je alle mogelijkheden achter elkaar, zal het je duizelen. Mijn ervaring is dat de hypotheekadviseur er wijs aan doet je in verschillende gesprekken, op verschillende manieren wegwijs te maken in hypothekenland.
Het is niet voldoende om een uur lang aan een nieuw OR-lid uit te leggen hoe een reorganisatie tot stand is gekomen en in welk fase hij nu zit. Het kan een goed begin zijn, maar het wordt vervolgd door herhaling (bv aan het begin van het agendapunt) en het onderwerp iedere keer weer van een andere kant belichten.
3.  Zowel schriftelijk als mondeling
Mensen leren niet perse door stukken lezen. Het helpt als ze gerichte vragen erbij hebben. Maar meer nog helpt het als ze er met iemand over kunnen praten. Per onderwerp kun je aangeven wie belangrijk is om mee te praten. Misschien een mede OR-lid, misschien een van de sleutelfiguren in je organisiatie.
4.  Praten gaat voor lezen
Een gesprek is indringender en uitnodigender dan lezen. Juist in een gesprek kunnen alle vragen aan de orde komen. Misschien zelfs vragen waar je eerst niet aan gedacht had.Natuurlijk is lezen ook belangrijk. Het biedt je de gelegenheid om rustig en in je eigen tempo nog eens de stof door te nemen. Vanuit wat je gelezen en bedacht hebt kun je vervolgens weer met iemand praten om je eigen gedachten te toetsen.

Mentor
Voor het inwerken is dus belangrijk dat een nieuw OR-lid iemand heeft om mee te praten en te overleggen. Sommige OR’s werken met mentoren. Iemand van de OR is dan het aanspreekpunt van het nieuwe OR-lid.
Dit kan heel goed werken.

Dus wijs een mentor aan voor het nieuwe OR-lid. Die hoeft niet alle antwoorden te weten, maar die kan wel samen met het nieuwe ORlid zoeken naar manieren om de benodigde informatie te krijgen.

Samenvatting
Het is belangrijk dat OR leden snel op de hoogte raken van de lopende zaken. Maar het is niet handig ze in een keer van alle informatie te voorzien. Dat kan het brein niet aan. Beter is het om een traject uit te zetten waarin belangrijke en urgente onderwerpen een passende plek krijgen. De manieren waarop je de informatie over de lopende zaken kunt overdragen zijn divers. Maar het principe is dat mondeling beter werkt dan schriftelijk.

De eerstvolgende stap kan zijn dat je een overzicht maakt van alle lopende onderwerpen en die in het schema van belangrijk en urgent onderbrengt. Vervolgens maak je een volgorde in wanneer welk onderwerp behandeld moet worden. Dit overleg je met de OR.