Mijn buurman komt altijd tijd tekort.
Hij zit in drie verenigingen, voetbalt, heeft een drukke baan, en heeft een huis waarin heel wat geklust moet worden. Door hem. Hij is een chaoot van de eerste orde, wat zijn drukke leven ook niet makkelijker maakt.

Toch lukt het hem bij iedere leuke theatervoorstelling aanwezig te zijn. Samen met zijn vrouw. Terwijl ik altijd achter het net vis omdat de kaartjes op zijn. ‘Hoe doe je dat toch?’ ‘Ah’, zucht hij vergenoegd. ‘Dat plan ik gelijk aan het begin van het theaterseizoen. Dan krijg je zo’n catalogus met alle voorstellingen. Ik ga er echt voor zitten met mijn vrouw. We kruisen aan waar we naar toe willen. We leggen de data vast en spreken af wie de kaartjes regelt. Dat moet je dan wel gelijk doen hoor. Anders zijn de plaatsten al weg.’

O, zo doe je dat. Gewoon goed en vooral ook op tijd plannen!

Als je nieuw in de OR zit kan het zijn dat het werk op je afkomt.
 Soms heb je niet het idee dat er veel te plannen is. Maar dat is wel zo!

Een goede en tijdige planning geeft je overzicht. Bovendien weet je wat je te doen staat.

Hoe ziet een goede planning eruit?

Een ondernemingsraad heeft een aantal vaste momenten waaromheen het werk plaats vindt:

  • De ondernemingsraadsvergaderingen
  • commissie vergaderingen
  • Overlegvergaderingen.
  • Trainingen
Als het goed is zijn de vergaderingen al voor een jaar ingepland. Natuurlijk kan het wat wijzigen, maar je hebt nu een richtlijn.

Tip: Vraag aan de secretaris van de OR hoe de jaaragenda van de OR eruit ziet
Als de OR geen planning heeft, vraag dan aan de voorzitter en secretaris of ze zo’n planning willen maken omdat het jou helpt voor te bereiden.

De vergaderingen richten je werkzaamheden.

De volgende stap is dan om je werkzaamheden in kaart brengen.
Denk aan:

  • stukken lezen;
  • nadenken;
  • een mening formuleren;
  • informatie verzamelen;
  • studeren;
  • overleg voorbereiden;
  • overleg met verschillende mensen.

Als je in een commissie zit kan het zijn dat je ook al een inhoudelijke planning hebt voor het komend jaar. De arbocommissie en de financiële commissie hebben vaak al inhoudelijke onderwerpen gepland. Je kunt naar aanleiding van de inhoud bepalen waar je nog meer van moet weten om mee te kunnen praten. Dat kun je in je studietijd inplannen.

De globale taken van een OR-lid zijn:




Tip: Je kunt de vaste taken alvast inplannen. 
Je kunt bijvoorbeeld drie dagen voor de vergadering tijd vrij plannen om stukken te lezen en eventueel aanvullende informatie op te zoeken en een mening te vormen.

Weet  je niet precies hoeveel tijd je vrij moet maken? Vraag aan je mede OR-leden hoeveel tijd zd ervoor uittrekken. Maar een goede tip is ook om voor jezelf de eerste drie vergaderingen bij te houden hoe lang je bezig bent met lezen en voorbereiden.

Tip: Het beste is een vaste dag en een vast tijdstip in te plannen.

Dan hoef je daar niet elke keer over na te denken en is het voor iedereen in je omgeving ook duidelijk. Op je werk kun je van tevoren met je leidinggevende en je collega’s overleggen. Jij doet het voorstel, zij kunnen erop reageren. Door ze erbij te betrekken voorkom je latern dat ze er over gaan klagen. Het is dan voor iedereen duidelijk dat jij je OR-werk doet.

De wet op de ondernemingsraden geeft ook een richtlijn hoe lang je aan de voorbereiding van je OR-werk kunt besteden. Minimaal 60 uur per jaar. Dat is niet veel. Zeker niet als er ingrijpende onderwerpen besproken worden. In praktijk hebben OR-leden ook meer tijd voor het Or werk. Misschien zijn daar in jouw OR wel afsrpaken over gemaakt.

Niet alles loopt volgens plan
Vervolgens zul je zien dat er allerlei onverwachte dingen gebeuren in de OR. Nieuwe plannen van de directie bijvoorbeeld. Dat vraagt extra tijd.

Als je een vaste dag hebt gekozen om je OR werk te doen dan kun je de tijd die je ervoor gereserveerd hebt uitbreiden.
Mocht dat niet lukken plan dan de extra tijd in. Na iedere vergadering kijk je of je planning nog klopt. Je hebt misschien wel een extra taak gekregen. Plan die vervolgens ook in.

Tip: Hou wat extra ruimte in je planning voor onverwachte zaken

Tip: Niet alleen plannen maar ook communiceren

Je hebt nu een planning. De volgende stap is om mensen op de hoogte te stellen van je planning. Je kunt je definitieve planning aan je leidinggevende en collega’s vertellen. Wanneer je door meer OR-werk extra tijd aan de voorbereiding moet besteden vertel het ze dan. Het is altijd een goed idee om ze op de hoogte te houden van waar de OR mee bezig is.

Doe je je OR-werk thuis en heb je een partner? Betrek hem of haar dan in je planning.
Zonder planning loop je het risico dat je ten prooi valt aan de waan van alledag.
Je werk gaat voor, thuis is er altijd wat te doen en tot je schande kom je er tijdens de OR vergadering achter dat je de stukken niet gelezen hebt. Dat vergroot je invloedkansen niet.
Dus kom, ga er voor zitten en plan. Net als mijn buurman die mij nauwgezet op de hoogte houdt van alle voorstellingen waar ze zijn geweest. Zij wel.